เมื่อคุณเป็นหัวหน้า แน่นอนว่าความยากไม่ใช่ตัวเนื้องานแล้ว แต่เป็นการทำอย่างไรให้ทีมงานของคุณทำงานสำเร็จและผลงานออกมาดีต่างหาก
ดังนั้น โจทย์ของคนเป็นหัวหน้าหรือผู้จัดการ คือการบริหารทีมให้ performance ออกมาดี
ทีนี้ เพื่อให้คุณบริหารงานได้ดีขึ้น เราเลยอยากแชร์ 3 ปัญหาใหญ่ๆ ที่พบเจอบ่อย ซึ่งเป็นสาเหตุให้ ‘team performance’ หรือ ‘ผลการทำงานของทีม’ ตกลง เพื่อที่คุณจะได้มีไอเดียแก้ปัญหา หรือตรวจสอบได้ว่า ตอนนี้การบริหารทีมงานของคุณกำลังเผชิญปัญหาเหล่านี้อยู่รึเปล่า
1. กระบวนการทำงานมั่ว ไม่เคลียร์ ไม่คล่องตัว (bad process)
หากคุณลองสังเกตหัวหน้าทีมหรือผู้จัดการที่เก่งๆ เรื่องแรกๆ ที่พวกเขาเอาใจใส่และให้ความสำคัญ คือ work process หรือการจัดระเบียบ กระบวนการเข้า-ออก และส่งต่องานของคนในทีม
เพราะถ้ากระบวนการชัดเจน รู้ว่าพอมีงานเข้ามาแล้ว งานนั้นจะไปที่ใครก่อน แล้วใครคนนั้นต้องทำอะไรบ้าง ก่อนส่งงานไปให้อีกคน การระบุกระบวนการทำงานให้เคลียร์ จะช่วยให้ทีมงานแต่ละคนทำงานสะดวก และได้ใช้เวลาของพวกเขาไปกับการลงมือทำงานมากกว่าคอยมาหาคำตอบว่า สรุปอันนี้งานใคร แล้วใครต้องแก้ปัญหานี้ หรือกระทั่งช่วยลดการทำงานซ้ำซ้อน เพียงเพราะคนในทีมไม่รู้ว่าอันนี้งานใครกันแน่
ในทางกลับกัน คนทำงานที่อยู่ในทีมที่มี work process แย่ มักจะเสียเวลากับการทำงานมากเกินจำเป็น ทำงานซ้ำซ้อนกับเพื่อนร่วมทีม และเกิดภาวะลำบากใจ รู้สึกว่าตัวเองถูกกินแรง (เพราะทำงานเกินขอบเขตตัวเอง) และหนักเข้าจนทนไม่ไหว ก็ขอลาออก ด้วยเหตุผลอันแสนคุ้นหูว่า “ที่นี่ระบบไม่ดี”
ดังนั้น คนเป็นหัวหน้าทีมหรือผู้จัดการ ความรับผิดชอบแรกๆ ที่ต้องทำคือ ให้ความสำคัญกับการเกลี่ยงาน การจัดระเบียบการเข้า-ออกของงาน การไหลและส่งต่องาน และกำหนดสื่อสารกับคนทำงานให้เคลียร์เลยว่า แต่ละคนต้องทำอะไร รวมทั้งคอยเช็คว่า work process โอเคไหม สะดุดบ้างไหม ยังต้องปรับแก้อะไรอีก
ถ้าหัวหน้าทำสิ่งนี้ได้ดี จะช่วยให้คนทำงานสะดวก คล่องตัว และเพิ่มประสิทธิภาพมากขึ้น คนในทีมจะได้เอาแรงและเวลามาทำงานที่ควรทำจริงๆ ไม่ใช่หมดเวลาไปกับงานที่ไม่สร้างประโยชน์
2. งานเยอะเกินไป
บ่อยครั้งเราพบคนเป็นหัวหน้าทีมหรือผู้จัดการที่ยังมีความเชื่อว่า ยิ่งทีมงานทำงานเยอะๆ ยิ่งดี เพราะแปลว่า บริษัทจ้างคนทำงานคุ้ม
แต่ความคุ้มไม่คุ้ม ไม่ได้อยู่ที่คนทำงานให้เราเยอะแค่ไหน แต่อยู่ที่เยอะแค่ไหน แล้วจะฉุด performance ตกต่ำลง
เพราะนี่คือ ‘คน’ ไม่ใช่เครื่องจักรที่มีเรี่ยวแรงคงเส้นคงวา ไร้ความรู้สึก ไร้อารมณ์ ดังนั้น การอัดงานเข้าไปมากๆ ก็เหมือนการบังคับเอาของหนักให้คนในทีมแบก เมื่อพวกเขาแบกจนเกินจุดที่คล่องตัวหรือรับได้ ผลลัพธ์คือประสิทธิภาพการทำงาน ความตั้งใจ ความมุ่งมั่น ความคิดสร้างสรรค์ และความรอบคอบก็จะตกอย่างไม่มีข้อสงสัย
และนั่นคือความเสี่ยงของทีมทันที เพราะแปลว่ายิ่งคนในทีมงานทำงานหนักมากเท่าไร หัวหน้าทีมหรือผู้จัดการคนนั้นกำลังเดิมพัน เอาปริมาณงานที่เยอะ ไปแลกกับคุณภาพและความรอบคอบของงานที่ถดถอยลง
ฉะนั้น คนบริหารงานเก่งๆ จะคอยสังเกตปริมาณงานที่เหมาะสมกับคนในทีมอยู่เสมอ และคอยบาลานซ์ว่า ถ้าช่วงไหนงานเข้ามาเยอะ ก็ต้องหาวิธีรับมือ เช่น ต่อรองบริษัทเพื่อขอพนักงานชั่วคราวหรือฟรีแลนซ์มาช่วยงานเพิ่ม หรือออกกฎให้คนในทีมเฉพาะช่วงว่า ช่วงนี้ผ่อนปรนให้ลดขั้นตอนการทำงานลงได้ เช่น จากเดิมที่เคยต้องผ่านขั้นตอนการประชุมก่อนถึงอนุมัติงานได้ ก็เปลี่ยนมาเป็นใช้วิธีเข้ามาขออนุมัติแบบสั้นๆ ได้เลย หรือกระทั่งใช้วิธีสื่อสารกับทีมอย่างตรงไปตรงมาว่า ช่วงนี้จะงานเยอะหน่อยนะ ขอความร่วมมือทุกคนทำงานหนัก แต่มีกำหนดวันเวลาที่แน่ชัดว่าจะลากงานหนักแบบนี้ไปถึงเมื่อไร เพราะคนในทีมจะมีโอกาสได้เตรียมตัวเตรียมใจ และยังพอรู้ว่างานหนักจะไปจบเมื่อไร จึงพอจะมีขวัญกำลังใจได้บ้าง
3. การเมือง ความตึงเครียด ความขัดแย้งภายในทีม
คุณเชื่อไหม ถ้าหัวหน้าหรือผู้จัดการอ่อนเรื่องการแก้ปัญหาข้อที่ 1. และข้อที่ 2. อีกปัญหาหนึ่งที่ตามมาคือ เกิดการเมือง ความตึงเครียด และความขัดแย้งภายในทีม
เหตุผลเพราะความมั่ว ความไม่ชัดเจนของบทบาทงาน และการบริหารจัดการปริมาณงานที่มากไม่ได้ จะทำให้คนในทีมออกมาปกป้องตัวเอง และเริ่มไม่อยากรับงานเข้าตัว เพราะรู้สึกว่าไม่ใช่งานฉัน รู้สึกว่าไม่แฟร์ที่ทำไมฉันต้องมาทำงานนี้ ทำไมคนนั้นไม่ทำล่ะ งานนั้นดูเหมือนของคนนั้นมากกว่านะ
ฉะนั้น เพื่อป้องกันและลดปัญหาความขัดแย้ง คนเป็นหัวหน้าหรือผู้จัดการ ต้องพยายามแก้ปัญหาข้อที่ 1. และ 2. ให้ได้
นอกจากนี้ หัวหน้าทีมต้องรู้จักวางตัวเป็นกลาง ไม่เอนเอียงไปทางใครคนใดคนหนึ่ง ต้องคอยพูด คอยสื่อสาร คอยประคับประคองใจคนในทีมอยู่เสมอ โดยโจทย์คือทำอย่างไรให้คนในทีมรู้สึกแฟร์ ซึ่งมันไม่มีจุดที่แฟร์ที่สุดหรอก แต่อย่างน้อยพอไปกันได้ ไม่บาดหมางหรือผิดใจกันจนงานออกมาแย่
ขณะเดียวกัน หัวหน้าทีมต้องคอยสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี ซึ่งคำว่า ‘สภาพแวดล้อมทำงานที่ดี’ ไม่ได้หมายถึงแค่ออฟฟิศสวยๆ แต่ที่สำคัญเลยก็คือ การหาคนร่วมทีมที่ไม่ใช่แค่เก่ง แต่ต้องมีนิสัยใจคอดี ไม่สร้างพิษกับผู้อื่น เพื่อให้เกิดบรรยากาศการทำงานที่เป็นมิตร คอยช่วยเหลือกัน พอคนในทีมอยู่ในสภาพแวดล้อมที่ไม่ต้องมาระแวดระวังกันว่า พี่คนนี้จะมาแกล้งอะไรไหม น้องคนนี้จะเอาเรื่องฉันไปฟ้องนายหรือเปล่า แบบนี้คนทำงานก็จะทำงานได้อย่างสบายใจ ไม่ต้องมาปวดหัวเรื่องคน
นอกจากหัวหน้าเก่งจะบริหารความแฟร์ในทีม พวกเขายังต้องเด็ดขาดกับคนทำงานที่นิสัยไม่ดี เช่น คนขี้นินทา ช่างเสี้ยม หยาบคาย เห็นแก่ตัว ไม่มีน้ำใจ เล่นพรรคเล่นพวก เพราะหากไม่ยอมจัดการคนไม่ดี สุดท้ายคนไม่ดีจะกัดกินพลังงานและพลังใจของคนทำงานดีๆ ลง สุดท้ายคนทำงานดีๆ จะโบกมือลาออก
ในทางกลับกัน ถ้าจัดการคนไม่ดี และเติมคนทำงานนิสัยดีเข้ามาในทีม จะทำให้ค่านิยมทีมเป็นไปในทางที่เอื้อเฟื้อกัน ซึ่งจะหนุนนำให้เกิด team performance ที่ดีด้วย เพราะอุปนิสัยของคนในทีมเอื้อให้เกิด teamwork
โดยสรุปแล้ว ถ้าคุณลองสังเกตทั้ง 3 ปัญหาที่กล่าวมาดีๆ จะพบว่า เป็นปัญหาจากตัวหัวหน้านั่นแหละ ว่าง่ายๆ คือ 1. จัดการวิธีทำงานของคนในทีมไม่ได้ 2. บริหารปริมาณงานกับขีดการทำงานของคนในทีมได้ไม่ดี 3. จัดการ ‘เรื่องคน’ ของคนในทีมไม่อยู่หมัด
เมื่อจัดการ 3 ปัญหานี้ไม่ได้ ผลเสียก็มาฟ้องอยู่ใน team performance คือคนทำงานทำงานกันอย่างยากลำบาก ขาดกะจิตกะใจทำงาน เกิดการความขัดแย้งที่ส่งผลเสียต่องาน
ฉะนั้น ถ้าคุณคิดว่า ปัญหาในทีมตอนนี้มีลักษณะคล้ายๆ กับที่เล่ามา ก็ควรรีบแก้ไข อย่านิ่งนอนใจ เพราะปัญหาเหล่านี้ไม่ใช่แค่ทำให้คนที่เป็นหัวหน้าที่ปวดหัวปวดใจเท่านั้น แต่คนในทีมก็ปวดใจไม่แพ้กัน ถ้าปล่อยปัญหานี้เรื้อรัง ก็เหมือนการทำร้ายคนทำงานทางอ้อมนั่นเอง
